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 谈谈电算化下的企业内部会计控制
2011-08-25 | 编辑:enablesite | 【

江苏恒盛化肥有限公司    马娟

反映和控制是会计的两大基本职能。由于种种原因,现代会计的反映职能发挥得比较好,控制职能则处于“讲的不多、做的更少”的状态。在经济飞速发展的今天,特别是计算机技术和网络技术向经济管理领域快速渗透的今天,会计的反映职能即将或已经为计算机取代的情况下,如何更加重视、发挥会计的控制职能就显得特别重要。本人就谈谈在广泛使用计算机的条件下,如何更好地发挥会计控制职能的有关问题。
   
一、会计电算化对会计控制的要求
  
自从50年代会计工作中开始应用计算机,直到70年代后数据库技术的普遍应用,传统的会计核算工作已经绝大部分被电子数据处理系统所代替,人们利用计算机的记忆功能、数值计算和逻辑运算功能,以及庞大而且先进的数据库,基本代替了会计的手工操作。由于计算机的运算速度快、计算精度高、提供信息全面,因而大大提高了会计工作的质量,改变了会计工作的面貌,为会计人员参与管理提供了更大的空间。手工会计是通过原始凭证到记帐凭证、到帐簿、再到报表这样的流程来开展核算工作的,其中每一过程都需要专门人员从事收集、整理、记录、计算工作,尤其是记帐过程避免不了许多重复转抄工作。而电算化会计仅需将数据(原始凭证)一次录入,其他的过程均可由计算机进行处理且瞬间即可完成。这样,在手工会计中非常费时、费力和繁琐的工作,变成了电算化会计下一个简单的指令或动作。过去需要众多人员从事的填证、记帐、编表的工作,现在只需要少量的录入人员进行操作就可以了。因此可以说,电算化会计不仅彻底解放了会计人员的双手,同时也为激活会计人员的头脑创造了条件,使他们有精力、有条件去关注履行会计原本就有的职能,即会计控制。另外,90年代以后,实践中不断开发出的许多先进适用的软件项目,使电算化会计可以完成大量在手工会计条件下难以完成的信息处理工作,如各种辅助核算和管理会计核算工作。而这些核算正是实施会计控制所必须的,或者说是会计控制的内容之一,例如,在进行费用控制时,人们甚至需要追踪到某个人的费用明细信息,这对于一个较大规模的企业来说,在手工会计条件下可以说是无法做到的。而在电算化会计下,只需在程序中设置某种辅助核算功能,就可按照需要获取所需的会计数据和报告。
  
会计电算化不仅为实施会计控制提供了众多机遇,同时也对会计控制提出了严峻挑战。一方面,是电算化会计的实施给会计控制带来了新的难题。实施电算化会计以后,为一些人利用计算机进行舞弊提供了条件。由于利用计算机进行舞弊比手工操作下隐蔽性高、防范困难,加强电算化会计的控制和自控能力就十分必要。另一方面,也是更为重要的,是要在电算化会计程序中增加会计控制功能,并按此思路来进行设计和开发,从而使会计反映和控制两大职能平衡发展。多年来,由于会计以反映为主,电算化会计的控制功能实际上处于“先天不足、后天失调”的境地。为此,需要大力开发会计控制的功能,扩展数据库,建立以多种数学方法和数学模型为主的方法库和模型库。在进行会计控制功能的开发时,会计人员应熟悉业务,对市场和国家政策了如指掌,清楚控制点,系统掌握以数学为主的管理会计方法。此外,还要与系统开发人员密切配合,集中精力研究控制什么、用什么会计方法控制和怎样控制等一系列问题。本人认为,就企业会计而言,会计控制具有两方面的内容,一方面是对会计信息质量和会计工作本身的控制;另一方面是对企业生产经营过程的控制。
   
二、关于会计信息质量的控制
  
控制会计信息的输入、处理和输出使其符合会计准则和各种会计法规的要求,保证会计信息能真实、全面、及时、准确地反映企业经济活动,保障各方利用会计信息所进行的判断和决策不被误导,即我们所说的“对会计工作本身的控制”。在实施这一控制时,所设计的控制方法、措施和程序,应具有防护性功能和自动补偿性功能。即会计信息在输入、处理、输出过程中,均有相应的事先控制予以检查。同时,一旦发现某一处理环节有误,就应有相应的补救措施予以纠正。
  
手工会计与电算化会计对会计信息的控制有很大的不同。手工会计主要采用结构控制方法,包括设置相互牵制和制约的会计岗位,通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。比如,总帐、明细帐、日记帐分别记录,结果相互验证;通过对帐和内部审计进行帐证核对。帐帐核对,保证记帐的正确;为防止滥用凭证或随意毁损、伪造、修改凭证的发生,采用多联套写凭证或预先编码方式等。而在电算化会计中,由于工具、载体、帐务处理、会计组织等发生了根本的变化,会计控制也由人工控制变为人和计算机共同控制,使得会计控制更为复杂,要求更加严密。但是操作简单,控制功能也更加有效。电算化会计信息控制除计算机本身的一般控制外,主要是指会计信息的输入、处理和输出控制。输入控制是指对数据采集和系统输入的控制,由于目前数据的采集和输入必须有人参与,而且数据输入的正确与否直接影响到处理和输出的结果,因而对电算化会计的输入控制显得尤为重要。为此,应制定标准化凭证格式,建立科目参照文件,设立科目代码校验位,有条件的可进行二次输入;每一位参与电算化会计的人员都应实施合理授权控制,通过设置操作员口令和上机日志等控制手段,防止差错和舞弊行为;还必须增设专人输入检查控制环节,未经检查,应无法进入下一步会计处理。会计信息处理和输出的控制,基本上是通过计算机程序自动进行的,主要取决于应用程序的正确性和环境控制能力,系统设计应具有识别信息失误的能力。同时,要防止无关人员进入计算机程序操作。由此可见,电算化会计控制的关键,一是研究会计控制的要求,即确定会计信息系统的控制点;二是确定计算机硬件设备、开发工具及应用程序是否能达到会计控制的要求。计算机和网络技术越发展,会计控制自动化的程度就会越高。可以想象,当全社会都用计算机网络连接起来以后,就可将规范、标准的原始凭证扫描进入计算机进行自动识别,甚至完全可以采用电子数据网络传输,以尽量减少人为因素。会计控制功能便将大为增强。
  
三、关于企业生产经营过程的控制
  
现代企业可以看作是各种职能、各种业务处理过程相互联系、相互作用的集合体,是一个具有特定功能和目标的系统。为保证系统的配合和协调、保证企业经营方针和系统最优化目标的实现,需要采用一系列会
计方法,通过计划、预算、内部控制、分析、稽核、报告等手段,利用会计信息对企业生产经营过程进行控制。会计电算化为企业利用会计信息进行管理创造了条件,这种会计控制通常有以下特征:①充分利用电算化会计信息。借助计算机对会计数据进行重新分类和整理,通过系统接口或集成方式做到数据共享,一次输入,多次使用。②需要进行电算化会计信息系统的再开发或二次开发。增加辅助核算,把以运筹学为主的数学方法和数学模型开发成方法库和模型库,并同会计信息系统有机结合,利用计算机先进快速的处理和计算优势实施会计控制。③会计人员可以专注地进行会计分析、制定控制标准和参与决策。④计算机自动报警和实时控制。即将控制标准事先输人会计系统作为“控制线”,执行中一旦出现差异,就激活计算机自动报警,以及时调节或改正作业。一般对企业生产经营过程的控制,包括效益控制、资产控制和风险控制等。
  (
)效益控制。效益控制的目标是以最小的资金占用和耗费,最优的资金投入组合,获得最大的产出效益,简单地说就是使成本最小化而利润最大化。包括制定计划、编制预算等事前控制和跟踪计划实施、进行成本、费用指标分解、采用限额开支和责任会计等事中控制。利用计算机的辅助核算,生成适合管理和控制要求的企业内部效益控制报告,如成本费用报告、合同执行报告、责任中心报告等。会计人员应集中精力利用计算机的计算和处理结果进行会计分析,并应对影响企业效益的主要因素着重进行分析、研究。
  (
)资产控制。资产控制的目标是保持资产实物的安全、完整并使其保值、增值,以实现企业长远发展的战略目标。这种控制可以分为实物控制和价值控制两类。对资产实物的控制,主要包括不相容职务分离控制和授权审批控制,运用计算机进行实物资产管理,对资产的购买、保管、领用、处置应有完整记录并定期清查和核对,还应经常对内部控制程序和控制执行情况实施审计控制。资产的价值控制,主要包括按资产保值、增值的要求实施财产保全控制,根据需要采用多种折旧方法并足额提取固定资产折旧,及时进行固定资产大修理等,保证企业再生产顺利进行。
  (
)风险控制。现代企业在生产经营中,随时面临着风险的困扰。风险控制的目标是,在实现经营获利目标的前提下,使企业风险达到最小。企业风险分经营风险和财务风险,具体又可分为决策失误风险、市场变化风险、投资风险、筹资风险等。这些风险会使企业偏离其经营目标,运用恰当的会计控制可减低或消除这些风险。在具备及时、准确、充分的管理会计信息和报告的基础上,利用含纳市场、产品、客户、竞争和环境因素等多重变量的各种科学的决策模型,通过计算机反复进行模拟实验以控制决策失误风险。对于影响收入实现,或者造成成本、费用超支等市场变化风险,通过敏感的会计信息及时进行调节控制,可在很大程度上减少此类风险给企业造成的损失。通过对投资项目事前进行评价、事中密切跟踪以及对投资效果的适时分析和调节,运用投资评价模型和投资项目管理模块。可有效地控制投资风险。筹资风险一方面包括筹资成本对企业经济效益的影响,另一方面也是更重要的方面,是指由于企业融资而引起的财务状况恶化直至破产的风险。对于财务风险的控制,主要是通过对会计系统的实时监控和分析,控制和调节负债资本结构,适当减低企业还本付息压力,避免支付危机,以维护企业正常的能持续经营的财务状况。
  
由于企业生产经营过程复杂,管理层次多样,会计控制也无法绝对保证企业业务运行、管理及会计信息处理不出一点差错。会计控制系统存在着人为的、非价值因素的影响,无法实现全过程的“绝对自动化”。而且,由于计算机会计系统的采用增加了计算机舞弊这一不安全因素,大大增加了企业会计控制的成本。对于会计控制系统优劣的判断,不能认为其可靠性越高越好,而要遵循成本效益原则,使控制成本小于不采用控制手段造成的损失。

参考文献:

财政部下发的内部控制相关文件

 

 
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